Shop-Bestand automatisch mit Lieferantendaten abgleichen

Ein automatischer Bestandsabgleich holt die Datei des Lieferanten nach Zeitplan, ordnet jeden Eintrag über die Artikelnummer dem richtigen Artikel im Shop zu und berechnet in einem Testlauf, was sich ändert. Geschrieben wird nur, wenn die Änderungen plausibel sind: vorher mit Sicherung, danach mit einer Meldung per E-Mail.

Warum der Abgleich von Hand nicht reicht

Bei einigen Dutzend Artikeln geht es noch. Bei Tausenden wird der manuelle Abgleich zur Fleissarbeit, die ständig hinterherhinkt. Die Folgen kennt jeder Shopbetreiber: Kunden bestellen Artikel, die nicht mehr lieferbar sind, und wer storniert, verliert Vertrauen. Umgekehrt stehen lieferbare Artikel als ausverkauft im Shop. Und ein einziger falscher Import kann tausende Bestände auf einmal verfälschen.

Was Sie vor dem Start klären sollten

1. Woher kommt die Datei? Als CSV, Excel oder XML, per E-Mail, auf einem Server des Lieferanten oder über eine Schnittstelle. Davon hängt ab, wie der Abgleich sie abholt.
2. Wie werden Artikel zugeordnet? Am besten über eine eindeutige Nummer, etwa die Artikelnummer des Lieferanten oder den EAN-Code. Verwenden Sie eigene Nummern, braucht es eine Zuordnungstabelle.
3. Welche Felder werden übernommen? Nur der Bestand, oder auch Preis und Lieferzeit?
4. Welche Regeln gelten? Zum Beispiel: Was passiert mit Artikeln, die nicht mehr in der Datei stehen? Ab welchem Bestand gilt ein Artikel als lieferbar?
5. Wie oft? Einmal täglich, mehrmals täglich oder auf Knopfdruck.

Die fünf Sicherungen eines guten Abgleichs

• Testlauf: Zuerst wird berechnet, was sich ändern würde, ohne etwas zu schreiben.
• Notbremse: Würde sich ein unplausibel grosser Teil der Bestände auf einmal ändern, stoppt der Abgleich. Eine leere oder abgeschnittene Lieferantendatei richtet so keinen Schaden an.
• Sicherung: Vor dem Schreiben wird der bisherige Stand gesichert.
• Meldung: Nach jedem Lauf eine kurze Zusammenfassung per E-Mail, bei einem Stopp mit dem Grund.
• Knopfdruck: Ausser nach Zeitplan lässt sich der Abgleich jederzeit von Hand starten.

Excel, Shop-Erweiterung oder eigener Workflow?

• Excel-Formel: Gut für einen einmaligen Vergleich zweier Listen. Für den laufenden Betrieb zu fehleranfällig, weil jemand daran denken und es richtig machen muss.
• Fertige Shop-Erweiterung: Die einfachste Lösung, wenn Ihr Shopsystem und das Format Ihres Lieferanten unterstützt werden. Prüfen Sie, ob es Testlauf und Notbremse gibt.
• Eigener Workflow: Sinnvoll bei ungewöhnlichen Formaten, mehreren Lieferanten, eigenen Regeln oder wenn die Sicherungen oben ein Muss sind.

Typische Stolpersteine

• Der Lieferant ändert Spalten oder Bezeichnungen, ohne Bescheid zu geben.
• Umlaute werden falsch dargestellt, weil die Datei eine andere Zeichenkodierung hat.
• Dezimalzeichen und Tausendertrennzeichen sind anders als erwartet.
• Neue und ausgelaufene Artikel sind nicht geregelt.

Alle vier fangen ein sauber gebauter Abgleich ab, indem er die Datei vor dem Schreiben prüft. Mehr zu unserem Vorgehen auf der Seite Daten-Abgleich automatisieren.